3. 如何更新年度

由於每年都會有新學生，亦會有學生離校，所以每個學年開始前，都要建立新的年度，以更新學生和班別資料。學年過渡的工作主要如下：

  1. 建立新年度
  2. 更新用戶資料和班別 (在系統中叫「標籤」)
  3. 建立新年度的課堂，配以新年度的班別

1. 關於年度

  1. 年度的設立，主要是由於老師或學生在不同年度會有不同的組別。RainbowOne系統會以標籤代表這些組別。所有每個用戶每年所得到的標籤都有所不同。
  2. 學校需要為每個學年建立年度。
  3. 按「建立新年度」，請輸入年度的名稱和時間。 

2. 如何建立新年度

  1. 知識共享協會開設學校帳戶時，系統會自動按目前的日期建立年度，預設開始日期會在8月1日，完結日期會是7月31日。
  2. 在畫面上方，按下「顯示年度」，然後按「管理年度和用戶資料」。
  3. 按「建立新年度」，請輸入年度的名稱和時間。 由於很多學校在8月中已開始工作或上一些學期前課堂，建議將學年開始日期設定在8月1日，完結日期設定在下一年的7月31日。
  4. 每個年度的時期不可重疊。

3. 目前年度

  1. RainbowOne會按伺服器的時間，自動選定目前的年度。
  2. 其他需要使用到標籤的環節，都會顯示所選年度。例如分享電子書時，只可選取目前年度的標籤以作分享。

4. 目前用戶和封存用戶

  1. 已封存的用戶不可登入RainbowOne。
  2. 目前用戶可以使用學校已訂購的功能，例如老師用戶可以存取學校的工作間，學生可以存取學校分派的電子書。
  3. 每校可用的目前用戶數目，由學校所訂購的計劃決定。
  4. 封存的用戶主要是用於已畢業或離校的學生，或離校的老師。
  5. 封存的用戶不會計算入目前用戶數目，所以不會佔用所訂購的用戶數目。
  6. 封存後的用戶，老師仍可查看他們的資料和紀錄，用戶和資料不會被刪除。

5. 年度和標籤

  1. 每個年度的標籤是分開的，例如2018/19年度的1A班和2017/18年度的1A班是不同的標籤。
  2. 學校需要在每個年度建立該年度需要使用的標籤。

6. 如何透過系統介面為用戶升班或更改用戶資料

例子1: 直接將2017-18學年1A班變為2018-19學年2A班

  1. 請先建立2018-19學年。
  2. 在畫面上方切換回2017-18年。
  3. 在標籤列選「1A｣，右方會顯示2017-18年度1A組別的所有學生。
  4. 點擊右邊三點，選「選取」然後剔選需要升班的學生，或選「全選」選擇此組別內所有學生

  5. 在畫面下方的彈出欄，按「加入標籤」。
  6. 在彈出窗框的上方選取「2018-19學年」(新學年)，再選取「2A｣然後按確定。（請確保已建立「2A」標籤）

例子2: 為2017-18學年  個別用戶加上2018-19學年的2A標籤

  1. 請先建立2018-19學年。
  2. 在畫面上方切換至2017-18年。
  3. 透過在標籤欄選取標籤，或以搜尋的方式找到指定用戶。
  4. 按想要處理用戶最右的三點按鈕，然後按加入標籤。
  5. 在彈出窗框的上方選取「2018-19學年」，再選取「2A｣然後按確定。（請確保已建立「2A」標籤）
  6. 備註: 由於升班操作需在不同年度間切換，故此不能直接將標籤拖曳到用戶上。

7. 如何透過Excel為用戶升班或更改用戶資料

若你想批次以Excel處理戶口， 請先匯出目前學年的資料表，並在Excel中修改，然後匯入至新學年。請注意，透過Excel更新後的資料將不能復原，請小心處理。

  1. 按畫面上方的「選擇年度」，然後按「管理年度和用戶資料」。
  2. 在目前年度的右邊，按「匯出」，並儲存Excel資料表。
  3. 編輯Excel內的資料並儲存。
  4. 在新年度的右邊按「匯入」。
  5. 若Excel內的資料有錯誤，系統會提出錯誤在那一項紀錄。
  6. 若資料正確，系統會自動更新用戶資料，這個過程所需的時間按用戶數目而定。
  7. 請留意下一節「關於Excel的處理」。

8. 關於Excel的處理

請正確處理Excel內的資料和格式，系統才能正確匯入資料，以下是Excel內的欄位說明。

  1. userID: 用戶在系統內的識別碼，請不要作出修改。
  2. status (必須填寫) (new/update/archive/delete): 更新的方式，new是新增的用戶，update是更新現有的用戶，archive是封存用戶，delete是刪除用戶。
  3. surname(chi): 中文姓
  4. firstname(chi): 中文名
  5. surname(en): 英文姓
  6. firstname(en): 英文名
  7. displayname: 學生的簡稱，會顯示在課堂模式的座位表中。
  8. gender: 性別，只可以是M或F。
  9. type: 身份，只可以是Student(學生)或Teacher(老師)。
  10. username: 用戶名稱，必須是唯一的，不能和其他用戶名稱重複。請注意，系統會自動加入學校的簡稱在最前，無需要此輸入。
  11. email: 電郵，必須是唯一的，不能和其他任何用戶重複。
  12. change password: 若想為用戶更改密碼，請填入新密碼。若不用更改請留空。
  13. new tag: 新年度該用戶的標籤。若有多於一個標籤，請以","分格。
  14. old tag: 為匯出的年度用戶所擁有的標籤，只供參考，不會再被匯入。
  15. qrcode: 為用戶登入的Qrcode text，只供參考，不會再被匯入。

請留意，不同的更新方式(status)，所填寫的資料也有所不同請參考下表，標示為"Y"的為必須填寫的資料。

  1. new: 不用填寫UserID，必須要有名稱等資料、性別、身份(type)、用戶名稱/電郵、密碼、新的標籤。若標籤過去不存在，系統會自動加入。請自行在Excel加入新行以輸入新用戶資料。
  2. update: 必須要有UserID，必須要有名稱等資料、性別、身份(type)、用戶名稱/電郵、密碼。留空的欄位該欄資料會被清除。
  3. archive: 必須要有UserID，其餘所有資料系統都會略過，就算其他欄位有任何資料都不會更新。畢業後的學生或離職後的老師請設定為archive。
  4. delete: 必須要有UserID，其餘所有資料系統都會略過，就算其他欄位有任何資料都不會更新。
  5. 請勿修改、增加或刪減Excel的欄位。
  6. 請勿修改頭一行的文字。

當系統處理完excel資料後，若資料有錯系統會提示excel表中那裡出錯。若資料格式正確系統會出現資料統計，按確定開始正式匯入，按取消放棄匯入。

匯入完成可切換至該年度查看資料是否正確。

9. 建立新年度的課堂

新學年要建立新的課堂，並連結至新學年的標籤，老師和學生才能正確連線上課。

  1. 在主頁中選擇「上課」。
  2. 留意左下方的篩選，是否顯示新的年度。
  3. 若不是的話請按一下，然後選取新的年度。
  4. 確定已切換至新年度後，按畫面右下方的「+」號。
  5. 在視窗中輸入課堂名稱。
  6. 在組別中選取這個課堂的組別，你有的標籤會顯示在上方，餘顯示在下方。注意只可選取當前年度的標籤，最後按「完成」建立新課堂。

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